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制订企业规章制度程序的法律操作实务

点击数:62 发布时间:2016-10-25 来源:

制定规章制度的法律操作实务,包括合法性及程序性的要求。 如果公示的程序不合法,民主的程序不合法,就会导致规章制度的无效。 民主程序及要求 最高人民法院的司法解释里面规定,民主程序就是企业行政一方制定....

制定规章制度的法律操作实务,包括合法性及程序性的要求。 如果公示的程序不合法,民主的程序不合法,就会导致规章制度的无效。 
民主程序及要求
最高人民法院的司法解释里面规定,民主程序就是企业行政一方制定出规章制度以后,提交职工代表大会或者政务大会讨论通过。这是目前法律生效的唯一规定。
根据目前国家体制,包括企业工会体制建立方式,这个民主程序形同虚设。工会或者职工代表大会,对制定规章起不到监督制度作用。虽然有这样的法律规定,企业行政一方把规章制度拿出来进行民主讨论,但是结果还是按照企业行政一方的意志来办。
基于这种情况,在制定新的法律,尤其在《劳动合同法》制定的过程中,对企业规章制度的民主程序环节上要求更加严格。它把企业规章制度分为两部分:
?  涉及员工切身利益的制度; ?
不涉及员工切身利益的制度。
对待两类制度的制定过程,民主程序的要求是不一样的。 法律具体规定:涉及劳动者切身利益的劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、培训、劳动纪律、以及劳动定额管理等规章制度或者重大事项,应当经过职工代表大会,或者全体职工讨论提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。
这是《劳动合同法》的条文,对企业的约束更大了,首先把规章制度进行了分类。 
(一)企业的两类规章制度 
1.涉及员工切身利益的制度
涉及员工切身利益的,比如说劳动报酬,涉及到企业的薪酬制度,涉及到扣或者减,惩处员工时候的工资规定,涉及到加班费的支付问题以及加班方面的制度、工作时间,涉及到工时制度、休息休假、劳动安全卫生、福利、培训、劳动技能等。把八类规章制度基本上涵盖了。企业日常管理员工的所有的规章制度,基本上都要经过《劳动合同法》所规定的民主程序。
这些规章制度或者重大事项,应当经过职工代表大会或者全体职工讨论提出方案和意见,就是说,只有职工代表大会或者职工大会讨论才能出一个规章制度的方案。这样的规定是合理的,是符合劳动关系的特征的。劳动者和用人单位之间实际是劳动合同关系,如果授予企业行政一方单方制定规章的权利,那对劳动者是不公平的。
现在的法律规定,职工代表大会或者职工大会讨论拿出方案进行协商确定。职工代表需要推举或者选举产生,企业没工会不要紧,上级有工会,上级工会要知道企业选举职工代表,并真正代表着员工利益。要经过这样一个民主程序。 
【案例】
企业要制定一个奖惩制度,规定:如果员工做一件好事,奖励100元,如果做一件坏事,惩处100元。企业行政一方把这个想法提交到职代会上,职工代表在讨论的过程中,有的员工认为这个制度不好,应该是做一件好事奖励500元,做一件坏事一般的警告处分。
如果行政一方做不通这些职工代表的工作的话,只好按照员工的来办。员工后面有工会,有职工代表协商通过。 
民主程序对企业是一个很大的难处,《劳动合同法》颁布以后,企业的规章制度更加难以拟定。涉及到员工切身利益的规章制度无法通过的时候,企业如何行使自己的管理权?如何在劳动权利义务履行过程中进行管理?
其实,劳动合同是管理员工一个很好的办法。既然涉及到员工切身利益的规章制度民主程序很难通过,那么能不能把涉及员工切身利益的这些内容,包括权利、义务的分配方案,放在劳动合同里面,这样就避免了经过民主程序。
劳动合同一定要实行个性化的管理,在微软公司,他们的规章都是四五十页,而且是3个月一签,体现了劳动合同的个性化管理。《劳动合同法》实施以后,劳动合同实行个性化的管理,是个大的趋势。

2.不涉及员工切身利益的规章
例如企业章程、董事会的议事规则,这些规章制度的适用范围是不一样的,只是对领导层、决策层、部分人员来使用这个规章制度,没必要经过民主程序。
 
(二)民主程序证据的保存及运用
既然民主程序作为规章制度生效的一个要件,那么人力资源工作者就要想办法把证据保存下来。如果没有证据证明经过民主程序,企业就很容易陷入被动的局面。
在保存证据时还存在一个误区,好多企业会下达一个文件,说这个规章制度已经经过了什么程序,哪一年、哪一月、哪一日,职代会讨论通过提出方案,又经过和工会协商确定下来,现在予以发布,大家遵守执行。
这个制度是单方面的意思表示,实际并没有起到证据保存的作用。还要有充分的依据来证明。是哪些证据呢?比如职代会讨论方案的时候,讨论过程的记录,记录上参与讨论人员的签字等,这应该是第一份证据;第二份证据是当讨论形成一致意见的时候,决议性的文件以及相关人员的签字;第三份证据就是和工会或者职工代表协商的过程记录,协商的过程可能会产生一些意见的分歧,相应的记录有没有,双方达成协商一致的时候,证据有没有。这些必须有客观的书面的证据。
只有这样,才能起到一个证据的作用。一旦发生争议,就有相关的证据作为基础性的材料来佐证。《劳动合同法》实施以后,就是2008年1月1日起,一些基本的规章制度,都要经过这样的程序。
 
公示的程序及要求
(一)公示的目的是让员工知晓
公示很简单,目的就是为了让员工知道,就是通过如通知、会议等公开告知的形式,使员工知道我们企业有这样的规章制度,作为企业的员工是必须遵守的。
(二)HR必须做到有证据证明员工已经知晓作为人力资源工作者,还必须要有证据证明员工已经知道了这样的规章制度,如果员工不知道的话,后果非常严重。
 
【案例】
北京的一个汽车生产公司,到某报社来做广告,要求的广告式样是跨营业中位广告,就是上下距离是一样的。结果广告登出来以后,发现了一个问题,这个广告变成了跨营业下位广告。
那么这个企业就不愿意了,你做的广告没有按照合同的要求去做跨营业中位广告,作成跨营业下位广告,要求报社进行赔偿。双方进行谈判,报社同意免费再做一期。
按照广告实际履行过程中报价,这种广告一期就是16.3万元。这样就发生了什么后果,《劳动法》第25条第3项,是某一个员工严重失职,某一个合版没有合好,给企业造成了16.3万元这样重大的损害。
于是企业就要处罚员工,杀一儆百,最后找到有责任的合版员,解除了他的劳动关系。这个合版员在这个报社工作了11年,月薪1万元,他就非常冤枉,要求赔偿。毕竟这种违纪性的解除是没有补偿的。
但是这个员工还要起诉这个企业,要求支付解除劳动合同经济补偿金,11个月,一共11万元人民币,并且已经延期支付了,按照有关法律规定,再支付50%的额外经济补偿金,5.5万元。
官司起诉到仲裁委员会,仲裁委员会就开庭审理。因为解除劳动关系的争议,举证责任在企业,企业必须拿出充分的证据证明,解除员工的劳动关系是对的,如果拿不出这样的证据,那就推定解除劳动关系是错误的。
经过审理发现,企业在员工的岗位职责中讲到了合版的责任,但员工说没有看过这个岗位职责,企业也拿不出证据说明员工看过这个岗位职责。于是仲裁员就做出裁决,企业的岗位职责没有给员工进行公示,员工不承担合版的责任。既然这位员工不承担合版的责任,那么认为造成重大损害的责任人是他就是错误的,于是撤消了解除劳动关系的决定。如果员工又不回去上班,企业就要支付他经济补偿金,11个月工资11万元,50%的额外经济补偿金,共16.5万元,再加上原来损失的16.3万元,企业一共损失了30多万元。
(三)有效公示的方式
企业都习惯于采用电子手段来进行公示,比如在网站上进行公示,发邮件进行公示,或者在告示牌上进行公示。这些公示方式是可以的,达到了让员工知道规章制度的目的,但是这些证据如何固定下来呢?
1.在网站上公示
网站上公示可以节约好多成本,但是要达到这种证据保存的目的,必须要有相应的技术支持。和劳动者之间必须要有约定,约定企业在网站上公示规章制度,必须给员工告知。
同时双方约定,员工必须每天什么时候到网站的什么频道上去浏览。
只有把这样的约定弄清楚,发生争议时企业才有根据。另外,企业还有一个证据责任,必须有证据证明已经把制度放到网站上去了。
2.电子邮件
企业如果员工少的话,习惯于用电子邮件的往来。电子邮件要作为证据使用的话,首先要双方都认可,毫无疑问就是证据了,会被人民法院采信。但是如果有一方不认可的话,这个证据就是无效的,除非有其他间接的证据佐证。北京市高院有一个规定,电子邮件要作为证据的话,必须要有公证机关进行公证的程序。
3.用公告栏进行的公示
与在网站进行公示是一样的,必须双方有个约定,公示栏就是企业公示规章制度的一个方式,员工必须在什么时候去看,同时要有证据证明,规章制度已经在公示栏上公示出来了,必须要有这样的制度。
4.传统意义的公示方式
比如,制定规章制度以后,组织大家来学习,学习完了以后做好笔记,相关人员签字。 再如企业有员工手册,往往是人手一本,那么给员工分发的时候让他签个字,签收一下,这就是很有效方式,要取证也很简单,这个证据效率也大。
5.懒汉办法
即直接把和员工的权利义务息息相关的规章制度作为劳动合同的附件。
作为附件的时候,这些劳动合同有时候表述不清楚,有的企业非常简单写了一下:下列规章制度作为劳动合同的附件,比如员工手册或者薪酬制度,作为劳动合同的附件。但员工说没有见过就很容易发生争议。
一般签订劳动合同时,可以写上这样一句话:乙方(员工)已经认真阅读了上述规章制度,并且理解了上述规章制度的含义,而且愿意遵守这些规章制度。写上这句话,就非常完整了。因此有效公示是一个很重要的程序。

新的劳动合同法在立法的时候也存在一个非常大的漏洞,就是企业职工代表大会的选举办法根本就没有配套出台。
仲裁官认为,只要企业的规章制度经过公式或者经过职工签字了,一般都会被仲裁庭认定为规章制度合法有效,对于职工具有约束;根据该制度制订的一切行为才合法有效。
具体程序:一般为职工代表大会或全体职工讨论——提出方案和意见——与工会或职工代表平等协商确定——公示或公告告知
不但进行公示,更重要的是要职工在修改过的企业规章制度中签字认可,证明职工已经收到该规章制度。